Perbezaan Utama – Setiausaha vs Penyambut Tetamu
Setiausaha dan Penyambut Tetamu ialah dua jawatan penting dalam mana-mana organisasi yang mana beberapa perbezaan boleh dititikberatkan. Kedua-dua jawatan ini mempunyai peranan, fungsi dan tugas yang berbeza untuk dilaksanakan bertentangan dengan tanggapan salah popular bahawa ini adalah satu pekerjaan yang sama. Walaupun setiausaha lebih kepada pembantu peribadi atau pembantu tadbir, penyambut tetamu adalah orang pertama yang ditemui apabila dia memasuki organisasi. Mari kita lihat perbezaan antara fungsi setiausaha dan penyambut tetamu.
Siapakah Setiausaha?
Menurut Oxford English Dictionary, Setiausaha ialah pegawai pentadbiran dalam organisasi yang bekerja untuk menaip surat, menyimpan rekod, dsb. Fungsi setiausaha berbeza-beza bergantung kepada saiz organisasi. Manakala dalam syarikat kecil, dia mungkin perlu melaksanakan dua tugas sebagai penyambut tetamu dan juga setiausaha, dalam organisasi besar, dia adalah orang yang mengatur jadual bosnya, menerima dan membalas semua surat, pesanan bekalan, menjadualkan janji temu dengan bosnya, menaip surat penting dan sebagainya.
Setiausaha mesti mempunyai diploma sekolah menengah atau setaraf dan mesti mempunyai kemahiran menaip pantas. Banyak syarikat memilih untuk mengupah orang yang mempunyai sijil tambahan kemahiran peringkat setiausaha. Sekarang mari kita beralih kepada pemahaman tentang peranan seorang penyambut tetamu untuk mendapatkan idea yang jelas tentang perbezaan antara keduanya.
Siapakah Penyambut Tetamu?
Seorang penyambut tetamu biasanya diperlukan untuk menyambut orang di meja depan dan mengarahkan mereka ke jabatan yang berbeza bergantung pada keperluan mereka. Dia juga adalah orang yang perlu melayan panggilan masuk dan menjawab pertanyaan dan juga mendengar aduan. Orang yang ingin bertemu dengan orang penting dalam organisasi perlu berjumpa dengan orang ini untuk mendapatkan tarikh dan masa mesyuarat.
Apabila anda membuat panggilan ke mana-mana syarikat, suara yang biasa anda dengar adalah suara penyambut tetamu. Seorang penyambut tetamu perlu melayan semua pelawat dan mesti mempunyai personaliti yang menyenangkan, sikap tolong-menolong dan suara yang manis untuk menarik perhatian mereka. Dia mesti mempunyai etika telefon supaya dia menghadiri semua pertanyaan perniagaan dengan cekap sepenuhnya dan menukar pertanyaan kasual kepada pelanggan sebenar.
Jelaslah bahawa terdapat perbezaan besar dalam peranan, tanggungjawab dan fungsi setiausaha dan penyambut tetamu.
Apakah Perbezaan Antara Setiausaha dan Penyambut Tetamu?
Definisi Setiausaha dan Penyambut Tetamu:
Setiausaha: Pegawai pentadbiran dalam organisasi yang bekerja untuk menaip surat, menyimpan rekod, dsb.
Penyambut tetamu: Seseorang yang menyapa dan berurusan dengan pelawat ke pejabat.
Ciri-ciri Setiausaha dan Penyambut Tetamu:
Tugas:
Setiausaha: Seorang setiausaha mengatur jadual bosnya, menerima dan membalas semua mel, memesan bekalan, menjadualkan janji temu dengan bosnya, menaip surat penting, dsb.
Penyambut tetamu: Penyambut tetamu menyambut orang di meja depan dan mengarahkan mereka ke jabatan yang berbeza bergantung pada keperluan mereka. Dia juga perlu menghadiri panggilan masuk dan menjawab pertanyaan dan juga mendengar aduan.
Keperluan:
Setiausaha: Sijil kemahiran kesetiausahaan adalah perlu.
Penyambut tetamu: Kemahiran khusus tidak diperlukan; namun individu tersebut mestilah mempunyai personaliti yang menyenangkan, sikap tolong-menolong dan suara yang manis. Dia juga harus cekap dalam kerjanya.
