Projek lwn Program
Satu soalan yang menyusahkan ramai ialah perbezaan antara program dan projek. Sama ada dia diberi program atau projek tidak bermakna kepada orang biasa, tetapi kepada pengurus, ia amat bermakna kerana kedua-duanya memerlukan fungsi dan tanggungjawab berbeza yang akan jelas hanya apabila perbezaan antara projek dan program dijelaskan.
Walaupun program ditakrifkan sebagai kumpulan projek yang telah ditetapkan yang berkaitan dan diuruskan sebagai satu tugas besar (untuk memperoleh keuntungan bagi organisasi), sesuatu projek adalah lebih kurang bersifat sementara yang dijalankan untuk mendapatkan hasil yang ditentukan dalam masa tertentu bersama dengan kekangan kos dan kualiti. Walaupun ia kelihatan serupa, terdapat banyak titik perbezaan seperti berikut.
Perbezaan utama pertama berkaitan dengan objektif projek berbanding objektif program. Dalam projek, pengurus mengetahui output yang perlu dicapainya; ia adalah ketara, dan boleh digambarkan dengan mudah dalam perkataan. Seseorang boleh mengukur kemajuan sesuatu projek, itulah sebabnya output dirujuk sebagai objektif. Sebaliknya, terdapat hasil, dan bukan output dalam kes program, malah ini adalah subjektif dan sukar untuk diukur. Skop ditakrifkan dengan jelas dalam kes program, dan boleh berubah mengikut kehendak pengurus semasa pelaksanaan program. Sebaliknya, skop projek adalah jelas dan ditandakan, dan tidak boleh diubah semasa hayat projek.
Faktor pembezaan lain ialah tempoh. Walaupun projek lebih pendek dalam tempoh masa dan biasanya selesai dalam masa beberapa bulan, program lebih panjang dan boleh mengambil masa sehingga tiga tahun. Sama ada projek atau program, sentiasa ada risiko yang berkaitan. Tetapi, walaupun lebih mudah untuk mengenal pasti dan mengurus risiko dalam projek, pengurus yang bertanggungjawab ke atas program mendapati lebih sukar untuk menilai risiko yang terlibat, dan kos yang ditanggung adalah lebih besar sekiranya berlaku kegagalan program kerana risiko, berbanding dalam kes projek. Kegagalan dalam kes program mempunyai kesan yang lebih besar untuk organisasi.
Jika kita bercakap tentang masalah dan penyelesaiannya dari perspektif projek, kita melihat bahawa walaupun masalah ditakrifkan dengan jelas, penyelesaian kepada masalah adalah kecil dalam bilangan. Sebaliknya, masalah ditakrifkan secara samar-samar dalam kes sesuatu program dan dilihat terdapat perbezaan persepsi dalam pihak berkepentingan berkaitan sifat masalah. Walau bagaimanapun, terdapat lebih banyak penyelesaian walaupun terdapat perbezaan antara pihak berkepentingan yang mana satu penyelesaian pilihan.
Apakah perbezaan antara Projek dan Program?
• Pengurus projek perlu memantau dan mengurus tugas, manakala pengurus program memantau dan mengawal projek
• Projek adalah tempoh yang lebih pendek, manakala program boleh bertahan selama bertahun-tahun
• Projek mempunyai skop yang sempit, manakala program mempunyai skop yang lebih luas
• Dalam program, tumpuan sentiasa pada pengurus (kepimpinan), manakala dalam kes projek; tumpuan diberikan kepada pengurusan orang yang terlibat
• Projek mempunyai permulaan serta penghujung yang jelas. Sebaliknya, program ialah sekumpulan projek tanpa penghujung yang pasti.
